Management 3.0: Fortalecendo o Engajamento de Equipes Utilizando Personal Maps

Você já utilizou Personal Maps com sua equipe?

Nos cenários corporativos atuais, muitas vezes trabalhamos anos seguidos com as mesmas pessoas, mas sem conhecê-las o suficiente.

Este distanciamento pode gerar falta de engajamento entre os times, impactar no andamento das atividades e interferir diretamente na qualidade da entrega dos produtos. Principalmente tratando-se de equipes remotas ou distribuídas.

Conhecer as pessoas com as quais convivemos melhora significativamente os níveis de colaboração, engajamento, comunicação e criatividade, além de gerar empatia com os demais membros da equipe.

Estabelecer esta proximidade nos permite acessar detalhes da vida da outra pessoa, saber suas preferências, desafios e projetos, sejam eles profissionais ou pessoais. Isto leva-nos a compreender o  momento de vida de cada um e principalmente eliminar rótulos e preconceitos.

Para apoiar na integração entre equipes, Jurgen Appelo (Management 3.0) criou o Personal Maps, que deriva dos mapas mentais tradicionais mas com o diferencial de ser bastante simples e focado na história das pessoas.

Como Funciona?

Inicialmente, vale reforçar que esta é uma ferramenta colaborativa, portanto, possui maior eficiência quando aplicada com todos os membros da equipe.

Para exemplificar a aplicabilidade do Personal Maps, utilizo uma dinâmica que vivenciei durante uma Reunião de Retrospectiva da equipe que atuo. A experiência foi fantástica.

Planejamento da dinâmica

1) Ajuste o layout da sala de forma que as mesas cadeiras fiquem dispostas de forma circular.

2) Como facilitador, você deve explicar para o time o conceito de Personal Maps, sua aplicabilidade e como funcionará a dinâmica proposta.

3) Disponibilize um painel ou board para posteriormente discutir com a equipe o resultado dos mapas preenchidos.


4) Em colaboração com o time, defina quais temas irão explorar. O que gostariam de saber mais de cada colega? Ex.: Lazer, gastronomia, viagens, filmes, música, trabalho, etc.

5) Distribua canetas, preferencialmente colorias, juntamente com uma folha de papel em branco para cada membro da equipe.

6) Desenhar o esqueleto do Personal Map: Na folha de papel em branco, cada integrante da equipe desenha um círculo no centro e dentro dele escreve seu nome juntamente com os temas escolhidos pelo time, conforme exemplo abaixo:

7) Estabeleça um tempo máximo para realização da dinâmica. Sugestão: para cada rodada o ideal é um tempo médio de 5 min. Entenderemos melhor como funciona a seguir.

Execução da dinâmica

A dinâmica funcionará da seguinte maneira: Quem preencherá seu Personal Map será o seu colega, utilizando-se do conhecimento que ele tem de você. Esta proposta tem por objetivo identificar o quanto cada pessoa de fato sabe sobre você.

Rodadas:

1) Assim que o facilitador avisar que o cronômetro está acionado, cada membro do time deve passar sua folha para o colega ao lado, seguindo sempre o sentido desejado, no exemplo abaixo é anti-horário.

2) Após receber a folha, o colega deve preencher as ramificações do mapa para cada tema, tendo por base o que realmente conhece sobre a outra pessoa (o que acredita ser verdade a respeito do colega). Esta atividade deve durar até o tempo cronometrado pelo facilitador para cada etapa.

3) Quando o facilitador avisar que o tempo chegou ao fim, todos devem parar de preencher e as folhas devem ser passadas para o colega ao lado (sentido anti-horário) para que este continue preenchimento. Ele pode criar novas ramificações no mapa do colega ou incrementar as informações existentes. E assim sucessivamente.

Aqui a ideia é fazer com que todos os integrantes da equipe registrem no mapa suas percepções a respeito de cada colega.

Estes 3 passos devem ser realizados por N rodadas, até que, após todas as rodadas, cada integrante da equipe receba sua própria folha preenchida, identificando que a dinâmica chegou ao fim.

Como trabalhar o resultado?

Ao término da dinâmica, cada pessoa cola no painel ou Board o seu Personal Map preenchido.

O facilitador chama o time para ficar em pé em frente do painel ou board e aleatoriamente solicita que cada colaborador leia para o grande grupo todos os itens que foram preenchidos em seu mapa. O dono de cada mapa compara o que foi preenchido pelos colegas com o que realmente corresponde com sua personalidade e fala para o time o que está correto.

Caso o dono do mapa queira acrescentar mais itens, ou os demais colegas lembrarem de algum item interessante, podem usar post-its para completar o preenchimento do Mapa.

Este é um momento bastante divertido e descontraído.

Após cada colaborador ter lido seu mapa para o grande grupo, o facilitador abre um fórum de discussão quanto ao que foi preenchido nos mapas. Este é um momento importante para que cada pessoa diga:

  • O que o surpreendeu em relação ao que ficou conhecendo sobre seu(s) colega(s).
  • Sua opinião sobre o quanto o time o conhecia ou não.

Ao final, o facilitador coleta os depoimentos e com o time estabelece ações que possam melhorar a colaboração, comunicação, ambiente, criatividade e consequente  engajamento.   

Em quais cerimônias e demais reuniões pode-se utilizar Personal Maps?

Mapas Pessoais podem ser aplicados amplamente. Desde Reuniões de Retrospectiva até encontros semanais ou mensais, pode ser usado inclusive em reuniões informais como Happy Hours.

Você também pode aplicar esta ferramenta com seus amigos e família.

Utilizem Personal Maps!! 

Posteriormente, compartilhem conosco suas experiências para que possamos trocar conhecimento e desta forma exercitar um dos pilares ágeis que é a colaboração.

Espero que tenham gostado do artigo e não esqueçam de enviar seus comentários.

Um grande abraço e até a próxima.

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