Dicas para Trabalhar Home Office

Dicas para Trabalhar Home Office

 Dado o momento de instabilidade gerado pelo Coronavírus, o Agilebox elaborou uma série de dicas para apoiar os times na execução de suas atividades de forma remota, incluindo cerimônias, ferramentas e documentação.

1.0 – Como manter o foco trabalhando remotamente

Inicialmente, é necessário entender que o trabalho remoto é apenas uma forma diferente de realizar suas atividades. Sendo assim, é importante atentar para os seguintes pontos:

  • Verifique sua VPN e demais acessos: Antes de iniciar este novo formato de trabalho, garanta que seus acessos sistêmicos e de rede estejam concedidos.
  • Mantenha sua rotina de horário de trabalho: Ter disciplina quanto ao seu horário de trabalho é fundamental para não perder o foco. Esteja online e disponível no seu período atuação regular para que seja possível acessá-lo nesse período sempre que necessário.
  • Local de sua casa: Escolha um lugar de sua casa onde tenha maior tranquilidade, seu espaço favorito. Procure evitar distrações repentinas que tomem tempo e retirem sua concentração.
  • Planeje suas atividades diárias: No início de cada manhã estabeleça uma priorização das atividades a serem realizadas no dia. Esta organização será importante para que consiga atingir seus objetivos diários e evoluir no cumprimento de suas tarefas.
  • Realize o fechamento das atividades do dia: Após o dia de trabalho, revisite suas atividades para identificar o percentual de cumprimento das mesmas. Esta inspeção será importante para identificar os fatores a serem melhorados na execução das próximas atividades. Também servirá para identificar quais fatores impediram sua finalização e o incentivará a praticar a auto-organização.
  • Estabeleça comunicação constante com seu time: Pelo menos duas vezes ao dia comunique-se com seu time. Esta rotina será importante para identificar os pontos importantes em relação à rotina do time, identificar possíveis problemas e exercitar a colaboração e a transparência.

2.0 – Como realizar cerimônias e eventos remotamente

Tanto reuniões e eventos quanto cerimônias podem ser produtivas também de forma online. Para isso é necessário planejamento e ferramentas adequadas. Elencamos algumas dicas importantes:

2.1 – Planejamento

  • Disponibilidade: Antes de agendar a cerimônia, verifique o horário de disponibilidade dos envolvidos para garantir que a cerimônia, reunião ou evento seja produtiva.
  • Esclareça os objetivos do evento e comunique todos os envolvidos: Esclareça os principais objetivos do evento e do projeto previamente com os times envolvidos. Certifique-se de que todos tenham clareza do que será abordado na agenda do dia.
  • Estabeleça uma agenda: Elabore com o time a agenda das cerimônias e envie previamente para todos os envolvidos.
  • Verifique documentos previamente: Efetue o planejamento pré-evento. Converse remotamente com os times para esclarecer e definir quais documentos serão utilizados nas cerimônias (Boards eletrônicos, questionários e demais documentos). Deixe este material digital preparado.

Você também pode disponibilizar estes documentos em diretórios corporativos compartilhados para utilização durante as reuniões. Não deixe de registrar as informações através questionários, planilhas eletrônicas e demais documentos online como User Stories, por exemplo.

2.2 – Realização das Cerimônias

  • Software e dispositivos: Configure antecipadamente o ambiente para o encontro remoto. Teste câmera, áudio, microfones, fones, compartilhamento de tela, etc. Realize um piloto de verificação de infraestrutura.
  • Rede: Verifique sua conexão de internet.
  • Acessos: Verifique com antecedência quais acessos os envolvidos necessitam para as ferramentas a serem utilizadas.
  • Entendimento das ferramentas: Procure conhecer e entender as ferramentas que serão utilizadas.
  • Seja simples: Comece utilizando o essencial até se familiarizar com as ferramentas. 
  • Registro das cerimônias: Muitas ferramentas permitem gravar os encontros online, como por exemplo Zoom e Microsoft Teams.
  • Compartilhe os resultados: Após a realização das cerimônias ou reuniões, compartilhe os resultados com todo o time. Isto fomenta a comunicação e reforça o que deve ser realizado nos próximos passos.  

3.0 – Ferramentas Disponíveis

Esperamos que as dicas acima sejam úteis e ajudem na adaptação deste formato diferente de trabalho. 

Caso tenham dúvidas ou sugestões, entrem em contato conosco. 

Temos total certeza que juntos conseguiremos vencer este período desafiador.

Um abraço e até a próxima.  

 

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