A “Sprint Planning” ou “Reunião de Planejamento da Sprint” é o momento onde todo time Scrum se reúne para planejar o trabalho a ser realizado na Sprint que está iniciando.
Nesta cermimônia, a lista de itens de backlog ou histórias de usuários (user stories) são analisadas e priorizadas para que ao final o time de desenvolvimento tenha a clareza de todo trabalho a ser realizado.
Neste artigo, identifico de forma simples e clara alguns dos principais equívocos cometidos durante a realização de uma Sprint Planning e apresento sete dicas que julgo importantes para o sucesso e eficiência desta cerimônia. As dicas elencadas são fundamentadas em experiências profissionais que vivenciei e tem como base o Scrum Guide.
Vamos às dicas:
1) Respeite a finalidade da cerimônia: O objetivo da reunião de planejamento pode parecer óbvio, mas na prática nem sempre é compreendido.
A reunião de planejamento é o momento de discutir temas que estejam relacionados à priorização e criação dos itens do sprint backlog (lista de itens priorizados que integram a Sprint que está iniciando) e/ou de suas respectivas histórias de usuário. Qualquer assunto fora deste contexto pode causar equívocos.
Não deixe de realizar as perguntas. Elas precisam ser respondidas de forma clara. Caso o time não consiga respondê-las objetivamente, pode ser um sinal da falta de entendimento quanto ao que realmente gera valor para o cliente na sprint.
Relembrando. São elas:

• O que pode ser entregue como resultado do incremento da próxima Sprint?
• Como o trabalho necessário para entregar o incremento será realizado?

É papel do Scrum Master garantir que a reunião ocorra conforme o propósito estabelecido e do Product Owner garantir o entendimento da equipe quanto aos itens integrantes do backlog, além de priorizá-los de acordo com a necessidade da companhia.
2) Participantes dentro do contexto: Quem deve participar da sprint planning?
Segundo o Scrum Guide, devem participar desta cerimônia todo time scrum, representado pelo Product Owner, Scrum Master e equipe de desenvolvimento, além das partes interessadas envolvidas com a entrega do produto, caso necessário. Esta regra não foi definida por acaso.
É importante que os stakeholders (partes interessadas) integrantes da cerimônia, estejam efetivamente envolvidos com a sprint e com as entregas ou incremento do produto a ser construído. Na medida que participam pessoas que não tenham o envolvimento, com a visão correta necessária quanto ao valor da entrega, ruídos podem ocorrer e o foco pode se perder. Solicitações e priorizações fora de contexto ou visando opiniões centralizadas, retiram o foco do time de desenvolvimento no que realmente é valor. Este equívoco compromete não somente a entrega mas toda a sprint.
É papel do Scrum Master garantir que a reunião não seja desvirtuada, trazer a equipe novamente para o foco e realizá-la dentro do time-boxing.
3) Priorize os itens de backlog corretamente: Um dos principais erros cometidos na reunião de planejamento provavelmente seja a falta de clareza do que realmente gera valor para o cliente.
Esta falta de entendimento gera equívoco no momento da priorização do sprint backlog e causa a frustração na expectativa do cliente.
Existem alguns pontos importantes a serem atendidos anteriormente à reunião de planejamento, mas que são fundamentais para seu sucesso.
São eles:

• User Stories bem documentadas: Construir user stories claras, afim de permitir visibilidade do valor de cada entrega para o time Scrum e stakeholders. Entender e aplicar a estrutura dos “3Cs” (Cartões, Conversas e Confirmações) corretamente.
• INVEST: Aplicar este conceito para identificar se as histórias de usuário foram bem escritas. INVEST, acrônimo em inglês que significa:

• • Negotiable (deve ser negociável).
  • Valuable (deve agregar valor para o cliente).
  • Estimable (deve ser possível estima-la).
  • Small (deve ser pequena).
  • Testable (deve ser testável).

 
É uma técnica permite identificar:

• Se a user story construída possui dependência de outra, uma vez que não deve depender.
• Se é negociável, ou seja, deve possibilitar alterações de prioridade e ordem de execução com o cliente.
• Deve agregar valor, deve ser estimável, pequena o suficiente para ser estimada.
• E por fim, deve ser testável.

 

• Identificar e separar as user stories em Épicos e Temas: Esta técnica permite identificar itens ou requisitos grandes demais e separá-los em histórias menores, permitindo desta forma visualizar mais facilmente seu valor e priorizá-las no sprint backlog de forma mais eficiente.

 
Para que os itens acima sejam concluídos com êxito, é responsabilidade do Product Owner realizar a interface com os stakeholders, entender e documentar de forma clara e adequada as user stories.
A documentação das técnicas e padrões para confecção de uma user storie consistente está na bibliografia Histórias de Usuário de autoria de Rafael Helm e Danel Wildt, disponível no site do Agilebox.
4) Planeje a realidade, não a fantasia: Parafraseando Jeff Sutherland, no livro A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo. É necessário ter a clareza do tamanho, capacidade e maturidade da equipe no momento da confecção e priorização do sprint backlog. Não tente abraçar o mundo com receio de frustrar o cliente. Muitas vezes é melhor renegociar com o time Scrum, stakeholders ou mesmo com a alta gestão à frustrar suas expectativas em temos de qualidade.
5) Estabeleça métricas adequadas para o planejamento da sprint: Identifique qual métrica será mais adequada para os itens selecionados e priorizados no sprint backlog.
Isto permitirá gerar aprendizados e ajudará “calibrar” sua equipe.
Métricas ágeis possuem um conceito amplo. Procure entender cada vez mais sobre este tema para conseguir planejar a mais adequada para sua sprint.
O livro Métricas Ágeis, cuja bibliografia disponibilizamos no portal Agilebox, pode auxiliá-lo neste estudo.
6) Respeite o time-boxing: Via de regra uma sprint planning deve respeitar o tempo máximo de 08 horas para uma sprint com tempo de duração de um mês, conforme definido no Scrum Guide. Quando este tempo extrapola podemos sinalizar os seguintes problemas:

• É papel do Product Owner clarificar todos os itens do backlog e detalhar as user stories para que não haja dúvidas por parte do time de desenvolvimento. Caso o P.O. não consiga realizar esta tarefa a tempo ou não possuir o conhecimento necessário para finalizá-la até o momento da sprint planning, então provavelmente a reunião estará comprometida e, salvo se cancelada, levará mais tempo que o necessário para justamente finalizar estas tarefas.
• Aqui é importante o papel do Scrum Master para capacitá-lo.

• Foco: Tratar assuntos que não dizem respeito à sprint planning, comprometendo o tempo máximo definido.
• Organização da reunião: A reunião pode se tornar improdutiva quando os times não possuírem mindset ágil, disciplina e organização para estabelecer as discussões ou quando o Scrum Master não consegue estabelecer o foco. Ainda mais quando os itens que estiverem sendo selecionados e priorizados possuírem alto grau de complexidade e necessitem de discussões mais aprofundadas. Nesse caso o time-boxing também pode ser comprometido.

07) Realizar Groomings para aumentar o grau de aderência das User Stories: Grooming é uma reunião de refinamento e usualmente é realizada no final de cada iteração. Participam o time Scrum e stakeholders. No contexto de uma sprint, serve para aperfeiçoar o backlog, aliás, em inglês grooming significa “cuidar da aparência”.
Esta reunião tem grande importância para a sprint planning, uma vez que possibilita identificar se alguns itens ou user stories importantes necessitam de alteração ou repriorização.  Serve também para excluir itens que não agregam valor para a Sprint e dividir as user stories em épicos ou temas.
 
Caso algum dos itens relacionados anteriormente ocorrem na sua Sprint com frequência, fique atento(a). É um sinal de falta de aderência do time ao framework Scrum e necessita de uma ação imediata para colocar a equipe novamente no foco correto.
Busque apoio especializado com especialistas. Treinamentos, dinâmicas e brainstorming podem ajudar a estabelecer mindset ágil na sua equipe.
Estes gaps podem colocar em cheque não somente o trabalho da sprint planning, mas da sprint como um todo.
Espero ter contribuído para a melhoria contínua de sua equipe.
Até o próximo artigo.

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